Muchas veces en el mundo de los eventos tenemos una línea muy puntual a la que nos dedicamos o que por una u otra razón nos especializamos. Sin embargo, todos conllevan una misma habilidad y es la de darle forma o echar a andar a la realidad esa idea que nos planteamos.
Cuando recibí la llamada de Economart, y aunque ya había montado eventos corporativos desde un lanzamiento de marca, reuniones B2B, cierres de año, Coffee Breaks, llegó mi síndrome del impostor y pensé “quizá no es lo mío”.
Consulté, lo platiqué y al final decidí tomar el reto. Este evento de Economart es una feria que año con año ha crecido y tiene una logística detrás impresionante, tantas personas involucradas, chefs, técnicos, personal de ventas, de bodega, tantas que es de admirar las empresas que llegan a hacer una producción como tal para sus clientes.
Este evento conllevaba las visitas de chef internacionales de pastelería como Los Vinilos, Danny Orsan, Hamilton Corado, Mario Medrano, que dictarían masterclass en vivo como embajadores de marca como Enco, Mabaker, BakeMark, Chantilly. Y los esperarían más de 500 dueños de pastelerías que se preparaban para implementar nuevas técnicas en sus negocios.
"Pero, ¿cuál era nuestro reto? Si bien es cierto, como les comenté antes, es un evento que Economart ha venido replicando durante años y en diferentes temporadas, es un evento que ha venido aumentando de asistentes y de logística."
Las chicas de mercadeo de Economart ya son todas unas expertas en manejo del render del venue, de proveedores de audio y sonido, de circuito cerrado, de manejo de tiempos, pero necesitaban apoyo extra para la organización que conllevaba la cantidad de personas.
El evento se realizó en el centro de convenciones del Olof Palme y trabajamos la supervisión del premontaje de marcas participantes el día previo, la instalación y decoración del backing principal de ingreso al evento. Este conllevaba un conjunto de cubos en distintos tamaños con flores internas que exhibían diferentes pasteles con técnicas y elaborados con las distintas marcas principales que distribuye Economart.
Adicionalmente, preparamos y empacamos los kits de bienvenida para los más de 500 participantes que asistirían al evento, que cabe destacar, Economart se lució con estos bolsos. Incluían moldes de hornear, frutilla, premezcla de galletas, duyas para decorar, espátulas, capacillos, en fin muchísimos utensilios que les serían de utilidad a los asistentes.
El día del evento organizamos las filas de registro y estuvimos al pendiente de que tuvieran la mejor experiencia al llegar al evento, tratando de dividir las filas según las necesidades de registro, asignando puestos de preferencias a personas que lo necesitaran como embarazadas, mayores, etc. Así mismo tuvimos dos pabellones del Salón principal como un buffet espejo en cada uno, donde el equipo y yo manteníamos las filas de forma fluida y tratando de que el tiempo estuviera optimizado.
Pendientes de la agenda, se hacían cambios de góndolas en el escenario principal para que los chef tuviesen los productos de la marca de la que eran embajadores, cuidando la marca, la estética y la presentación de cada uno.
Por otro lado, empacamos y distribuimos junto al equipo de catering del Olof Palme, los miles de miles de bocadillos que los chefs y técnicos de Economart prepararon como exhibición de las distintas marcas. Y repito, es impresionante la cantidad de preparación que lleva el tener estos distintos productos, la cadena de cuido que lleva para que estén on point el día del evento y como cada uno tiene sabor y presentación divina.